Foto: Aplikasi Jendela Layanan Informasi dan Ide (JELI) Sebagai Media Pelayanan Publik Direktorat Jenderal Bina Marga

Latar Belakang

Data dan informasi adalah bagian yang penting dari tata kelola suatu sistem pemerintahan. Data dan informasi merupakan struktur yang penting untuk membangun tata kelola sebuah sistem pemerintahan yang baik. Hal itu berarti bila tidak mendapat data dan informasi, sistem pemerintahan tidak akan berfungsi dengan semestinya. Oleh karena itu, berbagi data dan informasi dalam suatu sistem sangatlah penting untuk mendukung kemajuan kinerja sistem tersebut.

Tidak dapat dipungkiri bahwa dengan semakin majunya teknologi, sistem berbagi data dan informasi yang lebih fleksibel akan bermanfaat bagi masyarakat dan juga pemerintahan. Mudahnya berbagi data dan informasi dalam tata kelola pemerintahan diharapkan dapat meningkatkan kinerja pemerintahan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.

Data dan informasi masing-masing instansi selama ini susah untuk diakses dan didapatkan oleh intansi lain yang membutuhkan, selama ini permohonan data dan informasi dilakukan secara resmi dengan menggunakan surat resmi ke Ditjen Bina Marga. Informasi publik seharusnya dapat diakses dengan mudah oleh semua pihak yang membutuhkan, jadi data tiap unit kerja dapat bermanfaat untuk meningkatkan kinerja instansi. Dalam hal ini, data yang dimaksud adalah data jalan dan jembatan yang dikelola oleh Ditjen Bina Marga.

Hal tersebut diatas melatarbelakangi dibuatnya rancangan sistem yaitu aplikasi JELI (Jendela Layanan Informasi dan Ide)  yang dapat menyediakan informasi-informasi yang diperlukan oleh pengguna, baik internal Ditjen Bina Marga dan antar Unit Organisasi di lingkungan Kementerian PUPR.  Sebagai dasar pengembangan, Aplikasi JELI memudahkan dalam distribusi data dan informasi baik internal Bina Marga dan antar Unit Organisasi di lingkungan Kementerian PUPR tetapi tidak menutup kemungkinan dapat digunakan oleh instansi lain ataupun masyarakat yang membutuhkan data terkait jalan dan jembatan. Untuk permintaan data dari masyarakat ataupun instansi lain, sudah terlayani terpusat melalui Sekretariat Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian PUPR (https://eppid.pu.go.id/index.php).

Inovasi Aplikasi JELI

Aplikasi JELI (Gambar 1.) adalah sebuah terobosan yang sangat relevan dengan keadaan sekarang yang serba cepat dan instan. Inovasi yang diberikan dari aplikasi ini antara lain, informasi dan data terpusat sehingga dapat diakses darimana saja selama masih tersedia koneksi internet, data yang diberikan lebih akurat karena disajikan secara real-time, tidak perlu bertatap muka langsung dalam menyampaikan ide dan masukan, tidak perlu lagi menggunakan kertas formulir untuk memperoleh data dan mengirimkan ide yang ingin disampaikan, karena dapat langsung melalui aplikasi ini, dan yang terakhir semua informasi dapat disampaikan menggunakan aplikasi dan dapat diakses kapanpun dan dimanapun.

Gambar 1. Tampilan Aplikasi JELI

Aplikasi JELI berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah dibuat memiliki tujuan untuk memudahkan akses data dan informasi Ditjen Bina Marga, sehingga dapat meningkatkan pelayanan terhadap pihak yang memerlukan data dari Ditjen Bina Marga dengan tetap memperhatikan ketentuan data konsumsi publik dan data konsumsi internal Ditjen Bina Marga serta menampung gagasan/ide dari stakeholder.

Awal Mula Aplikasi JELI

Aplikasi JELI sudah dikembangkan di Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian PUPR sejak tahun 2017. Sejak saat itu aplikasi ini mulai berkembang, awal mulanya sebagai media untuk memudahkan dalam distribusi data dan informasi antar instansi, baik internal Ditjen Bina Marga dan antar Unit Organisasi di lingkungan Kementerian PUPR. Saat ini juga mulai eksis sebagai media permohonan data yang berkaitan dengan data jalan dan jembatan. Dosen, mahasiswa dan masyarakat umum lainnya sudah banyak yang menggunakan aplikasi ini sebagai media permohonan data jalan dan jembatan. 

Peran Penting Aplikasi JELI

Selama ini proses permintaan data ke Direktorat Jenderal Bina Marga menggunakan surat resmi sehingga perlu waktu lama untuk dapat sampai ke petugas pengelola data. Sering kali yang bersangkutan harus datang ke Bina Marga untuk bertemu secara langsung dengan petugas untuk menyampaikan maksud dan tujuan permohonan data. Hal ini sangat tidak efisien mengingat untuk mencapai lokasi harus menghadapi kemacetan lalu lintas, banyak waktu terbuang di jalan, sedangkan pada waktu kunjungan ke Kantor Ditjen Bina Marga, data yang diperlukan belum tentu tersedia dan siap dibawa, melainkan harus melewati beberapa proses. Oleh karena itu, aplikasi JELI berperan penting dan berdampak positif dalam mendukung keterbukaan informasi publik dan pelayanan publik. Masyarakat menjadi terbantu dengan mudahnya mendapatkan data dan informasi untuk keperluan riset, pendidikan, sosial atau keperluan lainnya.

Pelayanan Aplikasi JELI

Aplikasi JELI dapat diakses pada laman https://jeli.binamarga.pu.go.id dan memiliki beberapa fitur antara lain, jendela informasi sebagai fitur berbagi informasi berupa artikel, laporan harian, bulanan, semester dan tahunan. Informasi ini diupdate sesuai dengan jenis datanya, yaitu data harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan maupun lima tahunan (Gambar 2.). Informasi yang disediakan tetap mempertimbangkan ketentuan mengenai kebijakan informasi publik.

Gambar 2. Fitur Jendela Informasi

Jendela Layanan adalah fitur permintaan layanan, layanan pada fitur ini dapat digunakan oleh khalayak umum untuk melakukan permohonan data. Jika pemohon data memerlukan data yang tidak ditayangkan pada web, maka pemohon data dapat membuat permohonan data melalui open tiket pada sistem (Gambar 3.) yang nantinya akan langsung diproses oleh petugas yang bertanggungjawab dalam pengelolaan data yang diminta.

Gambar 3. Fitur Jendela Layanan

Jendela ide adalah salah satu fitur untuk sarana pemberian ide dari khalayak umum yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja pengelolaan aplikasi JELI (Gambar 4.). Ide yang diberikan dapat dikategorikan ke-Bina Marga-an maupun non ke-Bina Marga-an.

Gambar 4. Fitur Jendela Ide

Beberapa fitur yang telah diuraikan dapat dilihat saat sudah log in di aplikasi JELI dengan menggunakan akun email yang sudah didaftarkan. Pengguna aplikasi ini terbagi menjadi, admin sistem, admin operasional, approval, staf, eksekutif dan user (Ditjen Bina Marga, Unit Organisasi lain di  Kementerian PUPR, dan umum (dosen, mahasiswa, guru, dll)).

Persyaratan dalam melakukan permohonan data pun cukup mudah, pemohon data cukup mendaftarkan email dan mengisi formulir pendaftaran di aplikasi agar terdaftar dalam aplikasi, kemudian mendapatkan approval dari administrator, baru setelah itu pemohon data dapat log in menggunakan email. Khusus untuk pemohon data umum, apabila ingin melakukan permohonan data harus disertakan dokumen pengantar untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dan sebagai pertanggungjawaban atas data yang diberikan. Jangka waktu pemberian data pun juga cepat, jika data sudah tersedia, maka pemohon data bisa langsung men-download, namun jika data belum tersedia, maka pemohon data dapat melakukan request data dan paling lambat memakan waktu maksimal 5 hari. Data yang diberikan pun tidak dipungut biaya dan bersifat gratis.

Kendala Aplikasi JELI

Dalam pembuatan aplikasi ini memiliki beberapa kendala yang harus dihadapi antara lain, aplikasi hanya dapat dijalankan menggunakan web browser yang terkoneksi ke internet, hanya untuk berbagi informasi dan ide, dan penyedia data utama adalah dari aplikasi website JELI, aplikasi ini hanya untuk dibaca oleh pengguna saja, pengguna hanya dapat me-request informasi dan tidak dapat meng-input informasi pada aplikasi ini.

Berikut adalah alur permintaan data melalui aplikasi JELI :

Penulis: Rizal Anggiawan

Teknik Jalan dan Jembatan Ahli Pertama

Staf Subdirektorat Analisa Data dan Pengembangan Sistem

Sumber :

https://jeli.binamarga.pu.go.id

Kerangka Acuan Kerja (KAK) Prototipe Aplikasi Jendela Layanan Informasi dan Ide (JELI)

Laporan Akhir Aplikasi Jendela Layanan Informasi dan Ide (JELI)

Standar Operasional Prosedur (SOP) Aplikasi Jendela Layanan Informasi dan Ide (JELI)